VYBRAT REGION
Zavřít mapu

Chyba plánování: nenastavené priority

ZLÍN - Podle posledních studií o podnikatelích v Evropské unii největší bariérou podnikání pro ženy je složitost slaďování profesního a privátního života. Proto Obchodní a hospodářská komora ve Zlíně zorganizovala ve čtvrtek 29. listopadu seminář v rámci projektu iniciativy Společenství Equal „Asistenční centra pro podporu podnikání žen“ na téma Time management, který byl určen především podnikatelkám Zlínského kraje.

3.12.2007
SDÍLEJ:

Ilustrační foto.Foto: DENÍK/archiv

Seminář s názvem Time management poučil ženy o efektivní organizaci času

Neustále přetížený program, práce po večerech, žádný čas na dovolenou, neschopnost plnit požadované termíny, ukvapená rozhodnutí, strach delegovat, to jsou jen některé znaky špatného organizování času. Time management je věda, která se zabývá slaďováním činností v čase, tak, aby k těmto nepříjemným situacím spojeným se stresem nedocházelo.

Důležité je řešit problémy včas

„Přetížení vzniká především ze špatných návyků, z odkládání plnění úkolů a z nesprávného postupu při stanovování cílů,“ zdůraznil lektor Tomáš Pyšný, který přednáší management na Ekonomické fakultě Mendelovy zemědělské a lesnické univerzity v Brně.

Pyšný dále doplnil, že výkonní lidé myslí preventivně. „Neorientují se na minulost, ale přemýšlejí o tom, co bude zítra, za týden a v budoucnu. Řeší důležité záležitosti ještě předtím, než jsou nutné a naléhavé. Nejsou to tak zvaní hasiči požárů,“ konstatoval.

Důležité pro podnikatele tedy je zaměřovat se na příležitosti, zajišťovat a organizovat věci dopředu. „Lépe člověk všechno zvládá, pokud plánuje v blocích. Vhodné je to například u telefonátů, vyúčtování, zpracování výkazů nebo u mailové pošty. Ta nás často vyruší několikrát za den. Efektivnější je vyhradit si pro ni určitý čas a ve zbytku dne se s ní už nerozptylovat,“ radí Pyšný.

Vyhraďte si čas pro tichou hodinu

Přednášející doporučuje zavést do pracovního dne pravidelnou tichou hodinku v čase, kdy nebude podnikatel ničím a nikým rušen a bude moci v klidu přemýšlet nad dalšími plány a činnostmi. Odborníci uvádějí, že šedesát procent dne by si měl člověk naplánovat a zbytek času nechat volný pro nenadálé události. „Toto pravidlo však nelze chápat jako dogma. Člověk by si měl najít své vlastní poměrové procento,“ míní lektor.

Orientaci v plánech usnadňuje řada nástrojů – kontrolní seznamy (checklisty), kalendáře, jednoduché a profesionální plánovače. Zda zvolit papírové, či elektronické diáře, zavisí na preferencích jedince. „Papír je kdykoliv po ruce, je možné na něj rychle namalovat značky a obrázky, jeho struktura lépe odpovídá mysli, tedy hmotné představě. Naopak elektronika umožňuje rychlou editaci dat, zálohování, možnost klíčování a snadné vyhledávání,“ vyjmenoval benefity Pyšný.

Při plánování času může manažer využít Paterovo pravidlo 20:80. „Je založeno na myšlence, že dvacet procent činností tvoří osmdesát procent výsledků. Tudíž největší úspora času vzniká, pokud jsou lidé schopni určit, které aktivity do této pětiny spadají, na ty se soustředit, a zbývající činnosti je nutné buďto úplně zrušit, či delegovat na někoho jiného,“ vysvětlil lektor. Doplnil, že je vhodné provést si analýzu běžného pracovního dne.

„Zaznamenat si všechny činnosti i dobu nad nimi strávenou a pak vyhodnotit, které z nich nebyly důležité a mohly se vypustit nebo zkrátit,“ doporučil.Nutné pro podnikatele je také vědět, kteří pracovníci jsou nejproduktivnější. „Podle generála von Mansteina jsou čtyři typy důstojníků. Líní a hloupí, kteří jsou neškodní, pracovití a inteligentní, pro které je důležitá každá drobnost.

Dále pracovití a hloupí, kteří znamenají pro podnik hrozbu, přidělávají všem práci, proto by měli být propuštěni. Poslední skupinou jsou inteligentní a líní, přemýšlejí a vykonávají pouze efektivní činnosti, tudíž se hodí do nejvyšších funkcí,“ uvedl Pyšný.

Na práci je třeba se plně koncentrovat. Existují však rušivé vlivy, které fungují jako zloději času. Podle Pyšného jsou proto například tak zvané open space kanceláře nevhodné pro efektivní využití pracovní doby. „Pokud se jedná o kreativce v reklamní agentuře, kteří musí spolu neustále komunikovat, pak je tento systém na místě. V jiných případech působí rušivě,“ upozornil lektor.

Zrušte bludný kruh odsouvání

Někteří jedinci trpí tak zvanou nemocí odsouvání. Pohybují se v bludném kruhu, kdy určitou věc neudělají, pak tím trpí, omlouvají se a zlobí se sami na sebe. Ničí je stres. „Tito lidé musejí vycházet z podstaty problému. Tedy pátrat po tom, proč se jim do daného úkolu nechce a pak si na něm najít něco pozitivního. Cíleně si danou věc naplánovat a pak se za její vyřízení odměnit,“ uvedl Pyšný.

Podle odborníka primární chybou podnikatelů je, že nevědí, kde by chtěli jednou vlastně být a nestanoví si cíle, které opravdu chtějí sledovat. „Plánovací nástroje sice mohou ušetřit pár desítek procent času, ale stanovení priorit je nejdůležitější. Těmi si lidé vymezí zmíněných dvacet procent činností, které jsou pro ně důležité a budou se jim věnovat,“ uzavřel Pyšný.

Dojmy ze semináře:
„Time management využívám, pracuji jako manažerka na zahraničních trzích. Pokud se dostanete do jiné země, je to trochu odlišné, musíte se daným zvykům přizpůsobit. Přivítala bych na semináři více praktických úkolů, protože byl hlavně teoretický. Nicméně i tak je dobré o správném organizování času přemýšlet.“ (Karla Čiháčková, manažerka zahraničních projektů uherskohradišťského dodavatele sklolaminátových potrubních systémů Hobas)

„Studuji školu, mám rodinu, malé děti, a u toho chci podnikat - šít kostýmy pro děti na zakázku. Jsou to tři docela složité aktivity a já je musím skloubit dohromady. Takže jsem přišla proto, abych se dozvěděla, jak svůj čas organizovat lépe a efektivněji. Určitě něco z toho, co bylo řečeno, použiji. Nicméně je to velmi individuální, každý z nás ví, kde má mezery.“ (Kateřina Hrachovcová ze Zlína, na mateřské dovolené)

Bylo zde hodně tipů. Každý si asi něco odnese a nastaví na svoje osobní možnosti. Zaujalo mě plánování v blocích například u mailů či telefonování a také povídání o rušivých vlivech a prostředí v kanceláři. Zrovna jsme s kolegyněmi probíraly, že máme na pracovišti co vylepšovat. (Jolana Pešková, odborná referentka zlínského magistrátu)

Seminář mě obohatil. Zaujaly mě ztráty času, jak rychle vyřizovat telefony i práce v blocích, kterou již sice využívám, ale mohla bych ji aplikovat na více činností. (Ludmila Paštěková, účetní ze Zlína)

PŘEČTĚTE SI DALŠÍ ZPRÁVY ZE ZLÍNSKÉHO KRAJE:

Zpravodajství Sport Kultura Podnikání Černá kronika

3.12.2007 VSTUP DO DISKUSE
SDÍLEJ:

DOPORUČENÉ ČLÁNKY

Vybíráme ojeté SUV do 300 tisíc.
AUTOMIX.CZ
20

Vybíráme ojeté SUV do 300 tisíc. Jaké koupit? A jakým se radši vyhnout?

Lukáškovi zjistili leukémii v pěti letech.
2

Lukášek z Uherského Hradiště bojuje s leukemií. Kostní dření můžete pomoct i vy

Kriminálka muže dopadla až v Thajsku

FOTOGALERIE / Vsetínští kriminalisté se podíleli na vypátrání muže, který se před vězením ukrýval osm let. Dvaačtyřicetiletého podvodníka zadrželi v Thajsku.

Kopeckého určitě nepotrápím, je skromný Kresta

ROZHOVOR/ - Je hvězdou rallyového sportu a o velké zpestření se postaral také na včerejší tiskové konferenci před 47. ročníkem zlínské Barumky. Luhačovický Roman Kresta ji pojede po třech letech, když se na začátku července rozhodl k návratu na tratě. „Chtěl jsem si na chvíli udělat čas sám pro sebe a také jsem cítil motivaci svézt se,“ vysvětlil 41letý řidič Škody Fabia R5.

Zastávka Školní zůstane další týdny v provizorních podmínkách

Náhradní stanoviště zastávky MHD Školní ve Štefánikově ulici ve Zlíně před budovou Kongresového centra budou muset cestující využívat nějakou dobu ještě i po skončení prázdnin, jakkoli se s tím nepočítalo. Investorovi se původní termín rekonstrukce této zastávky nepodaří dodržet.

V areálu kovošrotu v Tlumačově hořela vyřazená cisterna

Požár staré nádrže cisterny v areálu kovošrotu řešili ve středu hasiči v Tlumačově. „Podle oznamovatele došlo při rozřezávání nádrže ke vznícení zbytků asfaltu,“ popsal mluvčí krajských hasičů Libor Netopil.

Copyright © VLTAVA LABE MEDIA a.s., 2005 - 2017, všechna práva vyhrazena.
Používáme informační servis ČTK. Kontakt na redakci.
Publikování nebo šíření obsahu Denik.cz je bez písemného souhlasu
VLTAVA LABE MEDIA a.s., zakázáno.
Marketingové podmínky. Cookies. Zrušit oznámení